Oldenburg. Am vergangenen Dienstag, 10. Dezember, fand im Schlauen Haus in Oldenburg der Abschluss des Projekts „Bürgerfreundliche Dokumentenausfüllung basierend auf Künstlicher Intelligenz (KI)“ (BUKI) statt. Das Projekt, das in Kooperation zwischen der Stadt Oldenburg, dem OFFIS e. V. – Institut für Informatik und der GSG Oldenburg durchgeführt wurde, untersuchte die Möglichkeit, mit KI städtische Anträge zu erleichtern.

Die Veranstaltung beleuchtete die Erfolge und Ergebnisse des Projekts. Dr. Larbi Abdenebaoui, Leiter der Gruppe „Human-Centered AI“ (Menschenzentrierte KI) im OFFIS e. V. und Dr. Julia Masurkewitz-Möller, Leiterin der Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit der Stadt Oldenburg, begrüßten das Publikum und führten in das Projekt ein. Als besonderer Gast war Dr. Horst Baier, CIO und IT-Beauftragter des Landes Niedersachsen, nach Oldenburg eingeladen worden.

Künstliche Intelligenz als Hilfe für Bevölkerung und Verwaltung
Das Projekt „Bürgerfreundliche Dokumentenausfüllung basierend auf KI“ (BUKI), gefördert durch die Civic Innovation Plattform, startete Anfang 2024. Ziel dieses Vorhabens ist es, bis Ende 2024 einen Prototyp einer virtuellen Beratung zu entwickeln, die den Menschen in Oldenburg beim Ausfüllen von Antragsformularen unterstützt. Als erstes Anwendungsbeispiel dient hierbei die Beantragung eines Wohnberechtigungsscheins. Generell wurde bei der Entwicklung jedoch darauf geachtet, dass auch andere Anträge integriert werden können.

Das Ziel des Projekts war es, einen ersten funktionierenden Assistenten zu entwerfen, der zeigen soll, wie KI in Zukunft Bürgerinnen und Bürgern Fragen beantworten und beim Ausfüllen von Anträgen unterstützen kann. Leider sind Anträge bei Behörden häufig aufgrund komplexer gesetzlicher Regelungen kompliziert und schwer verständlich. Neben Bemühungen, die Anträge selbst leichter zu gestalten, kann KI unterstützen, indem Erklärungen erzeugt und individuelle Fragen beantwortet werden.

Innovative Technologien wurden erprobt
Die wissenschaftlichen Mitarbeitenden Fynn Horstmannshoff (Stadt Oldenburg) und Saja Aljuneidi (OFFIS e. V.) erläuterten die Funktionen des Assistenten: BUKI nutzt natürliche Sprachverarbeitung und ein Sprachmodell, um Fragen zum Thema Wohnberechtigungsschein zu beantworten, und hilft den Nutzerinnen und Nutzern gezielt dabei, alle für den Antrag wichtigen Informationen einzutragen. Damit können die Nutzerinnen und Nutzer ihren vollständigen Antrag mit BUKI erstellen. Zudem bietet BUKI die Möglichkeit, mittels Dokumentenerkennung wichtige Informationen aus Bildern oder hochgeladenen Dokumenten zu erfassen und automatisch in den Antrag einzufügen. Damit entfällt das teilweise aufwändige Suchen nach passenden Informationen.

Durch das Projekt konnten wichtige Erfahrungen mit der Verarbeitung natürlicher Sprache durch KI im Verwaltungsalltag gesammelt werden. Es konnte gezeigt werden, dass KI-Anwendungen zahlreiche Möglichkeiten bieten, um Bürgerinnen und Bürgern die Antragstellung zu erleichtern. Aus den im Projekt gesammelten Erfahrungen sollen bald sowohl die Antragstellenden als auch die Verwaltung profitieren.

Den Kern der Entwicklung zwischen OFFIS e. V. und der Stadt Oldenburg bildete das sogenannte „menschenzentrierte Design“. Dieses Entwicklungsprinzip der KI-Forschung stellt den Menschen in den Mittelpunkt der Innovationen, die durch künstliche Intelligenz möglich sind. Mit Umfragen und Workshops wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung sowie Bürgerinnen und Bürger befragt und eingeladen, an der Entwicklung teilzuhaben. Die Workshops beleuchteten wichtige Risiken und Chancen bei der Nutzung von KI in der Verwaltung und bilden einen Baustein für die vertrauensvolle und sichere Nutzung der Vorteile von KI-Technologien.

Ausblick auf zukünftige Anwendungen
Die Ergebnisse und die Frage, wie KI-Technik wie der Assistent BUKI zukünftig in der Verwaltung niedersächsischer Kommunen Anwendung finden kann, wurden von den Leiterinnen von OFFIS e. V. und der Stadt Oldenburg zusammen mit Dr. Horst Baier diskutiert. Die Projektbeteiligten sind sich einig: In Oldenburg konnten durch das BUKI-Projekt wertvolle Erfahrungen über mögliche Einsatzbereiche von KI gesammelt werden, die auch für andere Kommunen relevant sind.